POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS

FARMALOGICA S.A. con NIT. 830.057.982-4 con domicilio principal en Bogotá D.C., como responsable del tratamiento de datos personales acorde a la Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013, “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” , establece las políticas y procedimientos para garantizar el derecho que tienen las personas de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan registrado sobre ellas en bases de datos y/o archivos.

Esta política aplica a toda información personal de clientes, contratistas, proveedores, empleados, accionistas o de cualquier otra persona que por algún motivo suministre información a FARMALOGICA S.A.

Esta política podrá ser actualizada en cualquier momento, porque la normatividad así lo exija, por decisión interna o por cualquier otra razón, de lo cual se informará y dará a conocer, vía página web www.farmalogica.com.

De conformidad con la legislación vigente se adoptan e implementan las siguientes:

I. DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

II. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El responsable del tratamiento de los datos personales es:

Nombre:	FARMALOGICA S.A.
ID:	NIT. 830.057.982-4
Domicilio:	Bogotá D.C.
Dirección:	Cra. 44 No. 20 A-38
Correo electrónico:	notificaciones@farmalogica.com
Página web:	www.farmalogica.com
Teléfono:	(+57) 601 269 3999

Área responsable de la atención de peticiones, quejas y reclamos: Dirección administrativa correo electrónico: notificaciones@farmalogica.com dirección: Cra. 44 No. 20 A-38 de Bogotá D.C. dirigido a: Dirección Administrativa

III. FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

FARMALOGICA S.A. dispone de bases de datos con:

• Información comercial y su uso es para fines comerciales, a través de la cual se promueven los productos que fabrica, representa y comercializa.

En algunas oportunidades se obtienen datos personales de capacitaciones o participación a eventos, que promueve o en la que participa la compañía, los cuales solo los usa para el desarrollo de su objeto social o actividad misional. Los datos personales que utiliza FARMALOGICA S.A. son la identificación, nombres y apellidos, género, teléfono fijo o móvil y profesión.

FARMALOGICA S.A. utiliza, para sus fines misionales, los datos de contacto de sus clientes, personas naturales o jurídicas, como nombre de la compañía, nombre del establecimiento comercial, identificación del representante legal, dirección principal, dirección de las sedes, teléfonos fijo y móvil, correo electrónico, nombre de las personas de contacto, principalmente.

• Información de proveedores de bienes o servicios en los que se obtienen datos personales de contacto entre otros, identificación, nombres y apellidos, teléfono de contacto, dirección comercial, principalmente.

La información obtenida se utiliza para fines misionales.

• Información de empleados o de candidatos a los diferentes cargos, que se requiere para adelantar los proceso de selección, reclutamiento,    evaluación, seguimiento de condiciones de salud, etc.

FARMALOGICA S.A. cuenta además con una base documental física obtenida directamente de los clientes, que contiene firmas o información personal, de socios, empleados, contratistas, proveedores, principalmente.

La recolección y el tratamiento, físico o automatizado, de los datos personales tienen como finalidad facilitar la gestión, administración, el mercadeo, elaboración de estadísticas, gestión y seguimiento de no conformidades, envío de comunicaciones, y demás fines en el ejercicio del objeto social.

FARMALOGICA S.A. utiliza los datos personales a través de las áreas de gerencia general, mercadeo, logística, financiera, administrativa, dirección técnica, garantía de calidad, producción, recursos humanos, sistemas y servicio al cliente para las siguientes finalidades:

a) Empleados:

• Para cumplir con la legislación en materia laboral, de seguridad y salud en el trabajo, contable y tributaria.
• Para procesos de reclutamiento, selección, vinculación, inducción, evaluación y demás establecidos para la vinculación del personal a la organización.
• Para procesos de retiro o desvinculación del personal.
• Para adelantar programas entrenamiento, capacitación y bienestar laboral.
• Para promoción o ascensos del personal en la organización.
• Para atender los procesos de liquidación y pagos de nómina y prestaciones sociales.
• Para afiliar y pagar todo lo correspondiente al sistema de general de seguridad social integral (pensión, salud, administradoras de riesgos laborales y parafiscales), tal y como lo exige la ley.
• Para atender requerimientos de autoridades en materia de embargos, información estadística, etc.
• Para cumplir con la legislación vigente en materia de vigilancia a las condiciones de salud en concordancia con el programa de medicina preventiva y seguridad industrial.
• Para adelantar los programas exigidos por el sistema de gestión seguridad y salud en el trabajo y la ley de acoso laboral.
• Para atender procesos administrativos internos de la organización en materia de seguridad y salubridad.
• Para fines históricos y estadísticos.

b) Clientes:

• Para cumplir con la legislación vigente en materia del derecho comercial, contable y tributario.
• Para estudios previos y permanentes en materia jurídica, financiera, organizativa desde la vinculación y hasta que permanezca activa la relación comercial.
• Para adelantar programas de fidelización, promoción e introducción de nuevos productos.
• Para garantizar las obligaciones del cliente con la organización y para adelantar gestiones de cobro, prejurídicas o jurídicas.
• Para participar en procesos licitatorios, suscripción de contratos, emisión de pólizas de seriedad y cumplimiento y demás requisitos que se puedan exigir.
• Para atención de peticiones, consultas, quejas o reclamos.
• Para fines históricos y estadísticos.

c) Proveedores y Contratistas:

• Para cumplir con la legislación vigente en materia del derecho comercial, civil, contable y tributario.
• Para atender procesos administrativos internos de la organización en materia de seguridad y salubridad.
• Para evaluaciones de desempeño y cumplimiento de obligaciones.
• Para fines históricos y estadísticos.

IV. DERECHOS Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

1. Derechos: Los derechos que le asisten al titular de los datos personales son:

a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo las exclusiones del artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
c. Solicitar la revocatoria y/o supresión de sus datos personales cuando los mismos dejen de ser pertinentes, siempre y cuando no vaya en contravía de norma legal vigente que exija su conservación o permanencia en las bases de datos.
d. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
e. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en las normas de protección de datos personales.
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

2. Procedimiento para el ejercicio de los derechos: El ejercicio al derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos personales que se hayan suministrado se puede tramitar mediante comunicación escrita así:

Correo electrónico	notificaciones@farmalogica.com
Correo a la dirección:	Cra. 44 No. 20 A-38 de Bogotá D.C. Dirigido a: Dirección Administrativa

Conforme a lo establecido en el Art. 20 del Decreto 1377 de 2013, los derechos de los titulares de la información personal pueden ser ejercidos por:

• El Titular, que debe acreditar su identidad en forma suficiente.
• Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
• Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Por estipulación a favor de otro o para otro.

La petición a que hace referencia el punto anterior debe contener en forma expresa los nombres y apellidos e identificación del titular de los datos personales e información de contacto para propósitos de comunicación.

Esta petición o derecho versará, en otros, sobre datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado por su titular. De igual forma se podrá pedir copia de los datos que se encuentren en poder de FARMALOGICA S.A.

FARMALOGICA S.A. actualizará, rectificará o eliminará los datos, que luego de la investigación, resulten nuevos, inexactos, incompletos o que no se consideren pertinentes. El titular de los datos personales podrá consultar esta política y sus actualizaciones en la página www.farmalogica.com.

TRÁMITE DE LAS CONSULTAS Y RECLAMOS FORMULADO

• CONSULTA:
Los Titulares, causahabientes, apoderados y demás autorizados podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos de FARMALOGICA S.A.

FARMALOGICA S.A. suministrará toda la información contenida vinculada con la identificación del Titular.

La solicitud de consulta se hará por escrito a las direcciones mencionadas en el numeral IV.2.

La consulta se responderá en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

• RECLAMOS:
Los Titulares, causahabientes, apoderados y demás autorizados que consideren que la información contenida en las bases de datos de FARMALOGICA S.A. deba ser corregida, actualizada o suprimida, podrán presentar un reclamo dirigido a FARMALOGICA S.A. que contenga: (i) Identificación del titular; (ii) descripción de los hechos a reclamar; (iii) adjuntar los documentos que se quiera hacer valer; (iv) informar dirección y teléfono de contacto para remitir respuesta.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, el mismo se gestionará en un término no mayor a quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos por los cuales no se ha podido culminar el trámite y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES

Los titulares de los datos personales podrán en todo momento solicitar la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos a FARMALOGICA S.A., siempre y cuando no vaya en contravía de norma legal vigente que exija su conservación o permanencia en las bases de datos.

FARMALOGICA S.A. como responsable del tratamiento llevará un control del recibo de solicitud de supresión de datos o revocatoria de autorización, incluyendo su fecha de recepción. El término máximo para atender la revocatoria y/o supresión de datos será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos por los cuales FARMALOGICA S.A. no ha podido culminar el trámite y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si vencido el término legal respectivo, FARMALOGICA S.A. no hubiese eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales, de acuerdo con el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.

V. DATOS RECOLECTADOS SIN AUTORIZACIÓN EXPRESA DEL TITULAR ANTES DEL DECRETO 1377 DE 2013

FARMALOGICA S.A. ha promovido la utilización de todos los mecanismos que ha considerado pertinentes para solicitar la autorización de los titulares para continuar con el tratamiento de los datos personales recolectados para los fines mencionados en el numeral III.

En los eventos en que no se haya podido contactar al titular para solicitar la autorización para el uso supresión de los datos personales, se concluye de forma razonable que, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013, existe una conducta inequívoca del titular, otorgando la autorización para el tratamiento de los datos que reposan en las bases de datos para la finalidad indicada en la presente política de tratamiento de datos, sin perjuicio de la facultad que tiene el titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato.

VI. DEBERES COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

FARMALOGICA S.A. actualmente se encarga del tratamiento y custodia de los Datos Personales captados y almacenados; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento, para lo cual exigirá al encargado la atención e implementación de las políticas y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.

VII. DATOS SENSIBLES

Para efectos de la Ley de protección de datos personales y de la presente, se entiende por datos sensibles aquellos relacionados con la intimidad del titular, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, etc. El titular de la información personal, no está obligado a suministrar datos sensibles, por lo tanto, cualquier solicitud de los mismos requerirá autorización expresa.

VIII. DATOS PERSONALES DE LOS MENORES DE EDAD

Los datos personales que reposen en las bases de datos sobre niños, niñas y adolescentes y que sean necesarios para el desarrollo de su actividad misional, serán utilizados única y exclusivamente de manera enunciativa en el registro y toma de estadísticas.

FARMALOGICA S.A. asegura su protección de conformidad con la Constitución Política y la Ley. En todo caso, cualquier uso de los datos de los menores de edad que se encuentren registrados en las bases de datos de FARMALOGICA S.A. o que se soliciten deberá ser autorizados expresamente por el representante legal del niño, niña o adolescente.

FARMALOGICA S.A. facilitará a los representantes legales de los menores, la posibilidad de que puedan ejercer los derechos de acceso, cancelación, rectificación y oposición de los datos de sus tutelados.

IX. TERCEROS

Las bases de datos o archivos no serán suministradas a terceros, salvo expresa autorización del titular, o en los casos previstos en la Ley. La transferencia y/o uso compartido de datos de los prospectos, clientes, proveedores, socios y empleados con terceros, se refiere única y exclusivamente a los fines correspondientes al envío de correspondencia y comunicaciones. Actividad esta, correo, que realiza a través de proveedores autorizados en el mercado.

X. MEDIDAS DE SEGURIDAD ADOPTADAS CON RELACIÓN AL TRATAMIENTOS DE DATOS PERSONALES

FARMALOGICA S.A. informa a los titulares de los datos personales que ha adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos y para evitar su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. Los datos personales que el titular de la información suministre a FARMALOGICA S.A. bajo cualquier medio, serán administrados de forma confidencial, con las debidas garantías constitucionales, legales y demás normas aplicables a la protección de datos personales.

La información será incorporada en las diferentes bases de datos que maneja FARMALOGICA S.A. y cuya responsabilidad y manejo está a su cargo.

FARMALOGICA S.A. cuenta con protocolos de seguridad y acceso a nuestros sistemas de información, a las diferentes bases de datos y se encuentra restringido el acceso incluso para nuestros empleados y colaboradores.

Nuestros funcionarios se encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a las políticas sobre tratamiento de la información establecida en la Ley. El sistema en donde reposan las bases de datos, está protegido y su acceso es restringido con contraseñas.

FARMALOGICA S.A. otorga las garantías y asume las obligaciones o responsabilidades por pérdida o sustracción de información de su sistema informático únicamente cuando por negligencia o dolo, un tercero no autorizado acceda a la información, y procurará de manera diligente y prudente la seguridad de la información en medio digital o físico.

XI. ACEPTACIÓN DE LAS PRESENTES POLÍTICAS

El titular de los datos personales declara que ha leído y acepta la presente Política de Tratamiento de datos Personales de FARMALOGICA S.A.

XII. VIGENCIA DE LAS POLÍTICAS Y DE LAS BASES DE DATOS PERSONALES

La presente política de tratamiento de datos personales estará vigente a partir de su publicación y durante el tiempo en que FARMALOGICA S.A. ejerza las actividades propias de su objeto social.

Fecha de publicación: 31 Agosto 2023

La vigencia de las bases de datos, en las que se registran datos personales, administradas por FARMALOGICA S.A. tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. La conservación de estas bases será hasta que el interesado solicite su supresión, siempre y cuando no medie deber legal o contractual para su conservación.